La digitalización de los procesos fiscales continúa avanzando y uno de los próximos cambios que afectará a empresas y autónomos es la implantación de Verifactu. Este sistema forma parte de las medidas impulsadas por la Agencia Tributaria para reforzar el control sobre la facturación, mejorar la trazabilidad de las operaciones y dificultar el fraude fiscal mediante el uso de programas informáticos adaptados a la normativa.
Aunque todavía existen muchas dudas sobre su funcionamiento, Verifactu no supone únicamente un cambio tecnológico. También implica revisar la forma en la que se emiten las facturas, los programas utilizados y el cumplimiento de determinados requisitos técnicos establecidos por la legislación.
Conocer quién está obligado a utilizarlo, cuándo entra en vigor y cómo preparar el negocio para su implantación permitirá afrontar esta adaptación con mayor tranquilidad y evitar problemas cuando la normativa resulte exigible.
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Qué es Verifactu y para qué sirve
Verifactu es un sistema regulado por el Reglamento aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023 que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas. Su finalidad es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, inalterables, trazables y accesibles para la Agencia Tributaria cuando corresponda.
A través de este sistema, los programas de facturación generan un registro seguro de cada factura emitida, evitando modificaciones o eliminaciones posteriores sin dejar constancia. Además, los contribuyentes pueden optar por remitir esos registros de forma voluntaria a la Agencia Tributaria mediante la modalidad Verifactu.
El objetivo principal es aumentar la transparencia de la información tributaria, reducir el uso de programas que permitan alterar la facturación y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales tanto para empresas como para trabajadores autónomos.
Quién está obligado a utilizar Verifactu
Con carácter general, la obligación afecta a los contribuyentes que utilicen programas informáticos para emitir facturas y desarrollen actividades económicas dentro del ámbito de aplicación de la normativa estatal. No obstante, el momento en que deberán adaptarse dependerá del tipo de contribuyente y de su régimen tributario.
Verifactu para empresas y pymes
Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán disponer de un sistema de facturación adaptado a los requisitos de Verifactu cuando la obligación entre en vigor para este colectivo.
Esto implica revisar que el software utilizado cumpla con las exigencias técnicas establecidas por la normativa, incluyendo la generación de registros seguros, la trazabilidad de las facturas y la incorporación de los elementos obligatorios previstos por la Agencia Tributaria.
Verifactu para autónomos y profesionales
Los trabajadores autónomos y profesionales también deberán adaptar sus sistemas de facturación si utilizan programas informáticos para emitir facturas.
En la práctica, esto afecta a numerosos negocios que actualmente facturan mediante aplicaciones de gestión, ERP o software específico. Por ello, conviene comprobar con antelación si la solución utilizada será compatible con los nuevos requisitos o si será necesario actualizarla antes de la fecha límite.
Quiénes quedan fuera de esta obligación
No todos los contribuyentes estarán sujetos a Verifactu.
Existen determinados supuestos excluidos por la propia normativa, como algunos contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o aquellos sometidos a regímenes tributarios específicos que cuentan con sistemas propios de control de la facturación. Asimismo, determinados territorios forales disponen de sistemas diferentes, como TicketBAI en el País Vasco.
Por este motivo, antes de iniciar cualquier adaptación resulta recomendable analizar la situación concreta de cada empresa o profesional.
Cuándo entra en vigor Verifactu
El calendario de implantación ha experimentado diversas modificaciones desde la aprobación inicial de la norma. Actualmente existen fechas diferenciadas según el tipo de contribuyente.
Plazo de adaptación para las empresas
Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán utilizar sistemas de facturación adaptados a partir del 1 de enero de 2027, conforme al calendario vigente.
Aunque todavía exista margen para adaptarse, comenzar la revisión del software con suficiente antelación permite realizar pruebas, formar al personal y evitar incidencias cuando la obligación resulte efectiva.
Plazo de adaptación para los autónomos
En el caso de los trabajadores autónomos y del resto de contribuyentes obligados, la adaptación será exigible desde el 1 de julio de 2027.
No conviene esperar a los últimos meses para realizar el cambio. La actualización de los programas de facturación puede requerir tiempo y depender de los desarrollos realizados por cada proveedor de software.
Qué cambios introduce Verifactu en la facturación
La implantación de Verifactu supone cambios importantes en la forma en la que los programas generan y gestionan las facturas, aunque para muchos usuarios el proceso diario de emisión apenas variará si utilizan una solución correctamente adaptada.
Código QR y registros de facturación
Una de las principales novedades es la incorporación de un código QR en las facturas emitidas mediante sistemas compatibles, así como la creación de registros de facturación que garantizan la integridad y trazabilidad de cada operación.
Estos registros quedan vinculados entre sí mediante mecanismos técnicos que dificultan cualquier alteración posterior sin dejar evidencia, reforzando así la fiabilidad de la información fiscal.
Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica
Es habitual confundir Verifactu con la futura factura electrónica obligatoria, pero se trata de dos obligaciones distintas.
Verifactu regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación y la generación de registros seguros. La factura electrónica, por su parte, afecta al formato y al intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales dentro del marco previsto por la Ley Crea y Crece. Ambas normas persiguen objetivos relacionados con la digitalización, pero cuentan con calendarios y obligaciones diferentes.
Modalidad Verifactu y modalidad no Verifactu
La normativa contempla dos modalidades de funcionamiento para los sistemas informáticos.
En la modalidad Verifactu, los registros de facturación se remiten de forma voluntaria a la Agencia Tributaria en el momento de su generación.
En la modalidad no Verifactu, el sistema conserva los registros cumpliendo los requisitos técnicos establecidos, aunque no realiza ese envío automático. En ambos casos, el software debe garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de la información.
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Cómo preparar tu negocio para cumplir con Verifactu
Adaptarse con tiempo permitirá afrontar el cambio de forma más sencilla y reducir el riesgo de incidencias cuando la obligación resulte aplicable.
Revisar y adaptar el programa de facturación
El primer paso consiste en comprobar si el programa de facturación utilizado cumple con los requisitos establecidos por la normativa.
En caso contrario, será necesario actualizar el software o implantar una solución compatible que permita generar los registros exigidos y emitir facturas conforme a los nuevos criterios técnicos.
También resulta recomendable revisar los procesos internos relacionados con la facturación y asegurarse de que todo el personal conoce los cambios que introduce el nuevo sistema.
Errores que debes evitar antes de su entrada en vigor
Una buena planificación ayuda a evitar problemas durante la adaptación. Entre los errores más habituales se encuentran:
- Esperar al último momento para actualizar el software.
- Pensar que Verifactu y la factura electrónica son la misma obligación.
- Utilizar programas que no cumplan los requisitos técnicos exigidos.
- No comprobar si el negocio está realmente obligado a adaptarse.
- Implantar un nuevo sistema sin realizar pruebas previas.
Analizar la situación concreta del negocio y planificar la transición con suficiente antelación facilitará el cumplimiento de la normativa y reducirá posibles incidencias cuando llegue la fecha de aplicación.
En Álvaro Asesores podemos ayudarte a comprobar cómo afecta Verifactu a tu empresa o actividad profesional, revisar tu sistema de facturación y preparar la adaptación conforme a la normativa vigente. Nuestro equipo analiza cada caso de forma individual, resuelve las dudas sobre las nuevas obligaciones fiscales y te acompaña durante todo el proceso para que puedas cumplir con Verifactu sin prisas, con seguridad y evitando errores innecesarios. ¿Hablamos?
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